Enquêtes internes : les bons réflexes pour sécuriser votre démarche
Nous mettons tout en œuvre pour vous proposer un accompagnement réactif. Dans l’attente de notre premier échange, ces repères concrets vous aideront à agir avec discernement. Ces conseils vous permettront de poser un cadre sécurisé, d’éviter les écueils fréquents et de garantir les conditions d’une enquête rigoureuse et impartiale.
Confirmez la nécessité d’une enquête à l’aide de notre arbre de décision
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Si vous n’êtes pas dans un cas de figure relevant du champ de l’enquête interne, celle-ci peut se révéler contre-productive. Nous pourrons étudier ensemble les alternatives plus adaptées au regard de votre contexte (ex. : démarche de prévention collective, médiation, etc.).
AdopteZ ces premiers réflexes pour bien préparer l’enquête
Recommandé
1) Accuser réception du signalement de façon formelle. Vous trouverez sur ce lien un exemple de courrier à cet effet incluant les bons éléments de langage.
2) Si vous réalisez un entretien d’écoute, bien garder en tête qu’il ne s’agit pas d’un entretien d’enquête. Ce premier entretien sert à soutenir, entendre et orienter, pas à vérifier la réalité des faits.
3) Bien dissocier les rôles d’écoute et de soutien du futur rôle d’enquête : une personne qui aura soutenu et accompagnée une victime présumée pourra difficilement faire partie d’un comité de pilotage (COPIL) d’enquête.
4) Les pilotes de l’enquête ne doivent pas être partie prenante du processus (ex. : victime présumée, personne mise en cause, témoin) ni en situation de conflit d’intérêt.
5) Commencer à réunir tout élément utile à l’enquête : historique de la situation, signalement, signalements antérieurs, éléments de preuve, fiches de postes, éléments descriptifs de l’activité, etc.
6) En cas de danger avéré, protéger les personnes supposées victimes en mettant en œuvre des mesures conservatoires ou des mesures de protection. Si le caractère grave et imminent du danger n’est pas matérialisé, nous pourrons évoquer ensemble de la pertinence de ces mesures lors de notre premier entretien.
Déconseillé
1) Prendre parti, exprimer une opinion ou un avis sur les conclusions du processus.
2) Prendre de décisions pouvant avoir un caractère disciplinaire ou laisser entendre que l’employeur a déjà pris parti. Les mesures conservatoires doivent être présentées comme une mesure temporaire le temps de l’enquête ne présumant en aucun cas de l’issue du processus.
3) Demander à la personne qui signale des preuves supplémentaires, ce qui pourrait contrevenir au principe d’inversion de la charge.
4) Commencer à solliciter des témoins potentiels à ce stade
5) Informer la personne mise en cause à ce stade, sauf si des mesures conservatoires sont inévitables.
6) Communiquer précipitamment auprès de l’équipe ou d’autres parties prenantes (ex. : CSE, CSSCT, etc.) tant que les contours de la procédure ne sont pas clairs (procédure internalisée, externalisée, périmètre de l’enquête, etc.)
7) Nous transmettre des éléments documentaires (ex. : signalement) sans avoir contractualisé ou a minima avoir signé un accord de confidentialité. Un exemplaire d’accord de confidentialité est téléchargeable ci-après.
Vous pouvez dès à présent nous transmettre tout document utile à l’analyse de la situation (ex. : contenu du signalement). Cela ne vous engage à rien sur le plan contractuel, nous utiliserons simplement ce document pour faciliter notre compréhension du contexte. Le cas échéant, il est impératif d’accompagner les documents transmis de l’accord de confidentialité téléchargeable ici dûment complété pour préserver le traitement confidentiel et sécurisé des éléments transmis.
Vous pouvez dès à présent nous transmettre tout document utile à l’analyse de la situation (ex. : contenu du signalement). Cela ne vous engage à rien sur le plan contractuel, nous utiliserons simplement ce document pour faciliter notre compréhension du contexte. Le cas échéant, il est impératif d’accompagner les documents transmis de l’accord de confidentialité téléchargeable ici dûment complété pour préserver le traitement confidentiel et sécurisé des éléments transmis.
Consultez notre FAQ enquêtes pour répondre à vos interrogations
L’enquête est-elle obligatoire dès qu’un signalement est reçu ?
Non, pas systématiquement. L’employeur doit d’abord apprécier la crédibilité et la gravité des faits signalés. Si ceux-ci sont suffisamment précis et sérieux, une enquête est alors indispensable. Le simple fait de ne pas enquêter dans une situation avérée de harcèlement ou de discrimination peut engager la responsabilité de l’employeur.
Peut-on déclencher une enquête sans qu’un signalement formel ait été fait ?
Oui. Si l’employeur a connaissance de faits graves (même informellement ou par rumeur persistante), il a l’obligation d’agir et peut initier une enquête dite « administrative » ou « d’office ».
Qui compose le comité de pilotage (COPIL) ?
Le COPIL est composé de personnes non impliquées directement ou indirectement dans les faits signalés. Il est essentiel que ses membres soient neutres, impartiaux et disposent d’une délégation et d’une latitude d’action suffisante. Toute personne susceptible d’être citée comme témoin ou concernée ne doit pas y siéger. Lors de la constitution du COPIL, il est recommandé de poser la question suivante : « Pensez-vous être entendu.e dans le cadre de cette enquête ? » Si la réponse est oui, la personne ne doit pas y participer.
Quels sont les rôles des différentes parties prenantes dans une enquête ?
- La personne à l’origine du signalement : elle peut être victime ou lanceuse d’alerte.
- Les personnes mises en cause : elles doivent pouvoir faire valoir leur version des faits dans le respect de la présomption d’innocence.
- Les témoins : ils apportent des éléments factuels sans être directement concernés.
- Les personnes ressources : expertes ou référentes, elles apportent un éclairage sur le contexte de travail.
L’employeur doit-il mettre en œuvre des mesures de protection pendant l’enquête ?
Oui. L’employeur a l’obligation légale de protéger l’ensemble des salarié·es (article L.4121-1 du Code du travail). Cela inclut la prévention des représailles envers :
- les victimes et témoins auditionnés (articles L.1132-3, L.1153-2, L.1153-3),
- les auteurs présumés (principe de présomption d’innocence, même protection que tout salarié).
Quels sont les recours de l’employeur en cas de diffamation ?
Si une dénonciation mensongère est formulée avec l’intention de nuire, elle peut être considérée comme diffamatoire (loi du 29 juillet 1881). Toutefois, une personne peut être protégée par la bonne foi si elle agit sans animosité personnelle, avec prudence, après vérification des faits, et dans un but légitime.
Comment se déroule une audition ?
Les personnes sont convoquées par écrit. Les entretiens se tiennent dans un lieu garantissant la confidentialité (présentiel ou distanciel). Un compte-rendu est rédigé, relu et signé. L’entretien est semi-directif : des questions préparées guident l’échange. Les personnes auditionnées peuvent apporter tout élément utile (documents, faits, etc.).
Doit-on informer la personne mise en cause dès le début ?
L’audition de la personne mise en cause doit respecter le principe du contradictoire. Pour préserver l’intégrité du processus et son imlpartialité, la personne mise en cause doit en revanche disposer des éléments lui permettant de préparer son audition suffisamment en amont de celle-ci. Il est en revanche déconseillé de l’informer trop tôt si cela risque d’entraver la sérénité des autres auditions.
Les personnes auditionnées peuvent-elles être accompagnées ?
Nous avons fait le choix d’ouvrir cette possibilité, sous rserve que ce soit par une personne appartenant à l’entreprise uniquement. Cette personne ne doit pas être partie prenante de l’enquête, ni représenter une autre personne auditionnée. Elle ne peut pas intervenir pendant l’entretien et doit s’engager à respecter la confidentialité. À défaut de respecter ces conditions, l’enquêteur·trice peut refuser sa présence.
Que faire si une personne auditionnée ne se présente pas ?
Si l’absence est justifiée, un nouveau rendez-vous peut être proposé. Si la personne ne souhaite pas être entendue, cela est acté formellement. Il est recommandé de relancer par écrit afin de conserver une trace du refus.
Que faire si une personne à auditionner est en arrêt maladie ?
Il est possible de proposer un entretien dans le respect des conditions de l’arrêt (horaires de sortie, absence de contre-indication). L’entretien peut avoir lieu en présentiel, en visio ou dans un lieu neutre. Si cela n’est pas possible, l’enquête se poursuit sans l’audition.
Une personne peut-elle témoigner de manière anonyme ou sans que son témoignage soit utilisé ?
Un entretien peut être mené, mais dans le cadre d’une enquête contradictoire, un témoignage anonyme ne peut pas être utilisé pour qualifier les faits. Il peut néanmoins orienter les investigations.
Quel est le délai raisonnable pour transmettre des éléments de preuve après un entretien ?
Nous donnons la possibilité à toute personne auditionnée de transmettre des documents ou éléments de preuve jusqu’à 5 jours ouvrés après son entretien.
Un cabinet conseil peut-il qualifier des faits de "harcèlement" ?
Oui, selon la méthodologie d’AD Conseil (et sous supervision interne), une analyse argumentée est fournie : les faits sont ou non caractérisés comme relevant de harcèlement, discrimination ou d’un autre qualificatif au regard des cadres ,légaux applicables. Cependant, cette qualification n’a pas valeur de décision disciplinaire ou de jugement judiciaire ou administratif.
Faut-il informer toutes les personnes auditionnées des résultats de l’enquête ?
Non. Seules les personnes directement concernées (la personne à l’origine du signalement et la personne mise en cause) reçoivent une information sur les conclusions, dans les limites du respect de la confidentialité. L’information des autres parties prenantes est étudiée au cas par cas.
Quelle est la valeur juridique des conclusions d’enquête du cabinet ?
Les rapports d’enquête n’ont pas, en soi, de valeur juridique contraignante. Ils peuvent toutefois être versés dans un dossier de procédure ou présentés devant les juridictions compétentes comme éléments de preuve.